PENTINGNYA LEBIH BANYAK PENGAJARAN IT DAN IS DI FAKULTAS EKONOMI, JURUSAN AKUNTANSI

Era Industry 4.0 and Era Industry 5.0

By: Drs. James Situmorang, Ak, MBA., MM., CA.

SBSINews – Setelah menyelesaikan kuliah di Perguruan Tinggi, para Sarjana Akuntansi akan bekerja diberbagai bidang, termasuk sebagai entrepreneur atau membangun usaha sendiri. Mereka akan berhadapan dengan dunia kerja yang pada Era Industri 4.0 dan menjelang 5.0 sangat banyak mempergunakan information technology (IT) dan Information Systems (IS).

Pada Era Industri 4.0 saat ini, individu maupun perusahaan sangat banyak mempergunakan smart devices (IT) dan aplikasi (IS) yang tersambung secara global oleh jaringan internet yang berdampak banyak pada proses bisnis (business process) perusahaan maupun pada aktifitas individu. Interkoneksi smart devices dan antar aplikasi-aplikasi secara internal dalam perusahaan, secara lokal maupun secara global sangat memudahkan proses bisnis. Selain efisien dan efektif, interkoneksi smart devices dan aplikasi itu juga membunuh jarak, waktu, dan tempat (kill distance, time, and location).

Dengan IT dan IS, penyampaian atau pengiriman informasi secara bersamaan kepada mereka yang dekat dan yang sangat jauh, akan sampai pada waktu yang bersamaan (kill distance). Penyampaian atau pengiriman informasi juga dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja. Tidak perlu menunggu jam kerja atau siang hari untuk mengirimkan informasi dan tidak perlu harus ke kantor dulu (kill time and location).

Membayar tagihan Credit Card misalnya dapat dilakukan kapan saja, dimana saja, dan akan sampai pada saat itu juga. Memesan tiket pesawat juga dapat dilakukan kapan saja dan dimana saja.
Pada Era Industri 4.0 ini, proses produksi hingga pelayanan pelanggan juga telah tersambung secara baik mulai dari vendor hingga customer (value chain system). Sudah banyak perusahaan saat ini tidak harus membeli dan men-stock inventory karena implementasi vendor managed inventory system atau stockless inventory systems. Bahkan pada era 4.0 sekarang sudah banyak juga pemakaian Kecerdasan Buatan atau Artificial Intellegence (AI) dan Robot Cerdas atau Smart Robot (SR) dalam berbagai proses produksi, dalam berbagai proses bisnis dan juga dalam berbagai pelayanan. Sudah mulai banyak peran manusia yang digantikan oleh technology.

Pada Era Industry 4.0 yang berbasis pada smart devices, aplikasi dan internet, banyak model bisnis (business model) lama telah digantikan oleh model bisnis baru. Era Industry 4.0 membuka banyak peluang baru untuk berbisnis tanpa investasi yang besar. Karena bisnisnya tidak harus membuka kantor secara khusus, maka investasi yang dibutuhkan tidak besar. Modal utamanya adalah smart devices dan aplikasi yang tersambung ke internet. Beberapa contoh model bisnis yang tergantikan atau model bisnis baru pada Era Industry 4.0 antara lain: camera photo dan camera video digantikan oleh handphone. Disket dan CD digantikan oleh flashdisk. Physical Mall dan Physical retail mulai digantikan oleh Internet Mall dan Marketplace. Koran kertas digantikan oleh online news seperti detik.com. Selain menggantikan model bisnis lama, Era Industry 4.0 juga memungkinkan munculnya peluang model bisnis baru yang sebelumnya belum ada.

Pada Era Industry 5.0, aktifitas produksi dan berbagai aktifitas lainnya akan didominasi oleh Artificial IntelligenceI dan atau Robot Cerdas. AI dan SR tersebut akan bekerja berdasarkan data yang telah terkumpul dan telah terstruktur secara baik dalam storage (Big Data). Sebuah Bus penumpang misalnya dapat dijalankan Robot Cerdas apabila data mengenai jalan dan tujuan serta hal-hal lainnya sudah terkumpul dengan baik. Karena memiliki sensor yang sangat smart, Bus penumpang tersebut akan berjalan pelan dan bahkan berhenti jika ada yang menghalangi atau membahayakan. Bus akan berhenti pada tempat yg sudah ditentukan atau berhenti apabila diperintah oleh penumpang. Bus itu bekerja seakan manusia yang mengemudinya. Bahkan karena dikemudikan oleh Robot, tidak akan ada rasa lelah dan kemudian memerlukan istirahat, makan, atau ke toilet. Robot akan bekerja dengan akurasi yang tinggi sesuai desaign-nya. Bahkan dalam melaksanakan pekerjakan-pekerjaan yang berbahaya maupun rutin, Robot tidak mengenal takut atau bosan.
Jasa pengantaran barang akan dilakukan oleh technology drone. Sepanjang data tentang tujuan pengiriman barang sudah terkumpul dengan baik, drone dapat menyampaikannya lebih cepat dan akurat. Tidak perlu bertanya dimana alamatnya. Agar drone yang beterbangan tidak bertabrakan, sudah dentu dilengkapi dengan sensor yang canggih. Bahkan mengangkat barang dalam hitungan ribuan kilogram akan dapat dilakukan oleh drone. Lebih hemat, cepat, akurat, dan produktif.
Kalau inti dari Industry 4.0 adalah mentransformasi business process dan mentransformasi business model dengan pemakaian smart devices dan applications yang terkoneksi oleh internet, maka inti dari Industry 5.0 berpusat pada pelayanan manusia (human centered) yang berbasis technology. Pada Era Industry 5.0, AI dan SR akan menggantikan banyak peran manusia disegala bidang. Tujuannya adalah untuk meningkatkan harkat hidup kemanusiaan oleh technology yang diciptakannya oleh manusia.
Implications for Accounting, Internal Control and Auditing
Perubahan yang radikal (radical changes) dalam business processes dan business models sebagaimana dijelaskan diatas, berdampak sangat banyak pada Akuntansi, Internal Control dan Auditing. Karena tujuan utama sistem akuntansi adalah untuk mengumpulkan transaksi, mencatatat transaksi, memproses transaksi, dan menyajikan berbagai laporan terhadap pemangku kepentingan (stakeholders), maka kehadiran IT dan IS dalam sistim akuntansi perusahaan mempengaruhi bagaimana transaksi dikumpulkan, dicatatat, diproses, dan dilaporkan. Kehadiran IT dan IS juga telah merobah cara menganalisa data atau informasi akuntansi. Analisanya jauh lebih epat dan akurat.
Pada lingkungan perusahaan yang mempergunakan aplikasi Enterprise Resource Planning (ERP) yang berbasis internet, pengumpulan seluruh transaksi dan pemrosesannya dilakukan dalam satu aplikasi (Integrated Accounting). Dalam suatu sistem penjualan dan penerimaan kas misalnya, pengumpulan transaksi, pencatatan, pemrosesan, hingga penyajian laporan keuangan dilakukan secara otomatis oleh ERP atau secara online oleh pengguna ERP. Ketika pelanggan A mengirimkan Purchase Order ke bagian Sales perusahaan B secara online, dan kemudian oleh perusahaan B akan meresponnya dengan secara otomatis membuat Sales Order. Sebelum Sales Order diproses lebih lanjut, secara otomatis sistem akan melakukan credit check terlebih dahulu untuk mengetahui apakah customer order tersebut dapat diproses atau tidak. Dengan dibuatnya Sales Order di bagian Sales, maka pihak-pihak terkait seperti Billing, Warehouse, dan Shipping akan dapat melihat atau mengetahui secara online adanya Sales Order baru. Pihak Warehouse, Shipping dan Billing akan menindak lanjuti proses penjualan tersebut sesuai fungsi mereka secara online. Demikian hingga penerimaan kas atas penjulan tersebut akan dilakukan secara otomatis oleh ERP atau secara online. Penyajian laporan keuangan (Financial Statements) dan laporan-laporan lainnya dapat dilakukan setiap saat. Karena laporan keuangan dan laporan-laporan lainnya biasanya sudah ada format dan standard-nya, setiap saat dapat di print dengan data actual.

Adapun fungsi internal control seperti otorisasi, supervisi, verifikasi dan fungsi internal control lainnya dalam pemrosesan transaksi penjualan dan penerimaan kas akan dilakukan secara online atau secara otomatis dalam ERP. Implementasi Control Activities sebagaimana disebutkan dalam COSO Internal Control Framework dilakukan secara otomatis oleh sistem atau secara online oleh pengguna sistem. Pembuatan Sales Order akan dibuat secara otomatis oleh ERP atau secara online. Credit check akan dilakukan secara otomatis oleh ERP atau secara online. Otorisasi-otorisasi yang diperlukan akan dilakukan secara online. Verifikasi-verifikasi yang diperlukan akan dilakukan secara otomatis oleh ERP.

Pemisahan tugas (segregation of duties) para pengguna sistem sudah di set up sejak awal implementasi ERP dimulai, sehingga peran yang berpotensi melakukan kecurangan (fraud) telah dipisahkan (role based). Demikian selanjutnya implementasi komponen internal control lainnya dilakukan secara otomatis oleh ERP atau secara online oleh pengguna sistem.
Pemakaian berbagai technology dalam Era Industry 4.0 dan 5.0 umumnya sudah terkoneksi ke Accounting Information Systems (AIS) sehingga pengumpulan data/transaksi, pencatatan, pemrosesan, hingga penyajian berbagai laporan akan dilakukan secara otomatis oleh Information System. Ketersambungan dan Interaksi antara any kind of production technologies dengan Accounting Systems akan membuat proses akuntansi secara secara otomatis atau secara online sehingga lebih accurate, complete, and reliable.

Agar seluruh technology yang dipergunakan dalam business models dan business processes sesuai dengan praktek-praktek akuntansi (Accounting Practices) dan praktek-praktek pengendalian internal (Internal Control Practices), maka konfigurasi sistem diawal pemakaian perlu di set up dengan baik. Internal Control secara internal (within the system) dan Security-nya secara internal dan external sangat penting diperhatikan. Kesalahan dalam konfigurasi sistem akan membuat accuracy, completeness and reliability dari informasi yang dihasilkan menjadi meragukan penggunanya. Lemahnya internal security of IS maupun external security dari IT dan IS dapat berpotensi disalah gunakan (fraud) dan bahkan IT dan IS nya bisa dirusak oleh orang yang tidak bertanggung jawab. Dalam sebuah perusahaan, perhatian terhadan Accounting Practices dan Internal Control Practices ini adalah domainnya akuntan.
Dalam bidang Auditing, pemakaian IT dan IS sebagaimana disebut diatas juga membawa pengaruh yang besar. Audit trail and documents yang menjadi alat utama audit sudah dalam bentuk digital. Internal Control yang melindungi IT dan IS yang dipergunakan perusahaan sangat berbeda dengan internal control pada system manual, flat file, dan database.

Dengan demikian evaluasi internal control yang menjadi salah satu tugas penting dalam auditing akan dilakukan dengan cara berbeda pula. Karena pemakaian IT dan IS sangat rentan terhadap fraud, dan bisa terjadi setiap saat, maka fungsi audit biasanya dilakukan secara terus menerus (continuous auditing).

What the students should know ?

Dengan banyaknya implikasi IT dan IS terhadap Accounting, Internal Control dan Auditing maka sebelum terjun ke dunia kerja, mahasiswa perlu dipersiapkan dengan baik. Pemahaman teoritis berbagai framework atas hal-hal tersebut diatas sangat diperlukan.

Melakukan study kasus untuk mengetahui bagaimana teori dalam praktek dan untuk mengevaluasi praktek dengan teori menjadi sangat penting. Jika dimungkinkan, latihan pemakain atas IT dan IS yang sudah umum seperti ERP sangat diperlukan.

Secara garis besar, selama kuliah, ada 5 hal terpenting yang harus dipelajari mahasiswa agar mereka paham bagaimana peran IT dan IS dalam business models, dalam business processes dan implikasinya terhadap Accounting, Internal Control dan Auditing.

1. IT dan IS apa saja dan bagaimana teknologi tersebut dalam mentransformasi model bisnis lama ke model bisnis baru. Termasuk didalamnya pemahaman bagaimana new technology telah membuka peluang untuk menciptakan model bisnis yang baru. Juga perlu diketahui bagaimana trend pengembangan teknologi kedepan.

2. IT dan ISi apa saja dan bagaimana teknologi tersebut dalam mentransformasi proses bisnis dalam sebuah perusahaan. Bagaimana teknologi mengintegrasikan seluruh proses bisnis dari awal hingga akhir (end to end). Termasuk didalamnya mengetahui keseluruhan manfaat maupun dampak negatif dari teknologi tersebut terhadap perusahaan maupun terhadap individu serta terhadap lingkungan. Juga mengetahui kesesuaian teknologi yang ada untuk berbagai jenis proses bisnis. Semua hal ini harus diajarkan kepada mahasiswa agar mereka memahaminya.

3. Bagaimana IT dan IS merobah hampir seluruh proses siklus akuntansi mulai dari pencatatan transaksi hingga penyajian laporan keuangan sangat perlu dipahami mahasiswa. Bagaimana seluruh transaksi dalam sebuah perusahaan dicatat dalam sebuah aplikasi yg terintegrasi (Integrated Accounting) perlu dipahami mahasiswa. Dalam traditional accounting, pencatatan jurnal pembelian Equipment misalnya dilakukan pada saat barang diterima dengan mendebet Equipment dan kredit Hutang. Sedang dalam pemakaian aplikasi ERP yang menganut Inegrated Accounting, pencatatan transaksi atau jurnal pembelian dibuat sejak Purchase Requisition dibuat, kemudian dijurnal lagi saat Purchase Order dikeluarkan (Commitment Accounting), dan terakhir dibuat jurnal pada saat penerimaan Equipment. Perobahan pencatatan transaksi seperti ini dan perobahan-perobahan lainnya dalam proses siklus akuntasi yang diakibatkan oleh teknologi harus dipahami mahasiswa.

4. IT dan IS yang dipergunakan perusahaan akan beroperasi sesuai dengan konfigurasi yang telah dibuat sebelumnya. Internal Control yang ada dalam aplikasi haruslah sedemikian rupa agar potensi dilakukannya fraud oleh pengguna sistem dapat dikurangi atau dieliminasi. Siapa boleh melakukan apa dan siapa boleh melihat apa dalam IS harus ditentukan sejak awal. Access Control dan Segregation of duties dalam IS sangat penting agar unauthorized changes terhadap data tidak terjadi. Secara keseluruhan, control terhadap IT dan IS harus dipahami oleh mahsiswa agar kelak mereka dapat berkontribusi aktif dimanapun mereka bekerja.

5. Menurut Journal of Accountancy, salah satu tantangan atau issue terbesar dalam penerapan IT dan IS saat ini adalah security. Pemakaian IT dan IS sangat rentan terhadap threat dan berbagai risks yang setiap saat bisa muncul atau menyerang. Ditambah adanya kemungkinan kelemahan yang melekat pada IT dan IS itu (vulnerability) dan dapat dieksploitasi setiap saat oleh pengguna. Security yang lemah berdampak langsung pada accuracy, completeness, dan reliability dari informasi yg dihasilkan sistem. Oleh karenanya pemahaman yang detail atas security of information technology dan security of information system sangat penting. Berbagai security framework telah dibangun oleh para ahli maupun oleh berbagai organisasi seperti Trust Services di Amerika. Framework tersebut perlu diajarkan kepada mahasiswa. Selain untuk menghadapi dunia kerja, termasuk menciptakan awareness dalam pengoperasian technology dalam kehidupan sehari-hari.

6. Karena semua perusahaan, pada suatu saat akan mengganti IT dan IS yang dimilikinya agar lebih efisien, efektif dan kompetitif, maka perlu diketahui beberapa alternatif pengembangan yang ada, bagaimana tahapan pengembangan, dan apa masalah-masalah yang akan dihadapi dalam pengembangan IT dan IS tersebut. Ketika perusahaan mengimplementasikan Enterprise Resource Planning (ERP) misalnya, maka ada banyak hal yang harus dipahami. Memilih ERP yang tepat, pendekatan atau tahapan dalam implementasi, change management, critical success factors hingga kesiapan perusahaan untuk berubah. Karena implementasi ERP biasanya merobah hampir semua cara melakukan sesuatu dalam perusahaan (Business Processes Reenginering), maka tantangannya akan sangat banyak. Semua hal-hal tersebut perlu diajarkan kepada mahasiswa.

7. Saat ini ada banyak sekali model bisnis yang berbasis internet (e-commerce) di negara maju. Sebagian dari model itu telah diadopsi di Indonesia. Untuk mendorong semangat entrepreneurship mahasiswa, perlu diajarkan atau didiskusikan model-model e-commerce baru kepada mahasiswa. Jika dimungkinkan diberikan khusus mata kuliah e-commerce. Di sisi lainnya, ada implementasi e-commerce terhadap Accounting, Internal Control dan Auditing. Oleh karenanya, mahasiswa perlu memahami bagaimana pencatatan dan pemrosesan transaksi hingga penyajian laporan keuangan dilakukan. Mahasiswa juga perlu memahami bagaimana Internal Control dibangun dan bagaimana Security dari e-commerce tersebut.

8. Pada saat ini banyak perusahaan telah merpergunakan Cloud Computing atau Cloud Accounting. Perusahaan tidak lagi memiliki sendiri aplikasi, server dan jaringannya. Perusahaan cukup menyewa aplikasi dan servernya, dan dengan jaringan internet mengoperasikan aplikasi tersebut untuk memproses transaksinya. Implikasi Cloud computing atau Cloud Accounting ini terhadap Internal Control dan Auditing harus dipahami mahasiswa dan oleh karenanya harus diajarkan kepada mahasiswa.

9. Untuk mendukung pengoperasian aplikasi dan smart devices, ada banyak hardware, network, dan software yang perlu dipahami secara umum. Meski area ini adalah wilayahnya Computer Technician atau Programmer, namun Akuntan perlu megetahuinya. Untuk itu kepada mahasiswa hal tersebut diajarkan.

Recommendations

Mengingat banyaknya hal yang berhubungan dengan IT dan IS yang harus dipahami Akuntan maka menurut hemat saya, perlu penambahan mata kuliah Information Technology dan Information System dalam kurikulum S1 Akuntansi. Mengurangi satu atau dua mata kuliah lain yang tidak begitu penting pada Era Industry 4.0 dan 5.0 dan menggantinya dengan mata kuliah IT dan IS adalah keputusan yang sangat baik dan cerdas.

Hal itu akan meningkatkan pengetahuan dan keahlian mahasiswa yang pada akhirnya meningkatkan daya saing mahasiswa secara global.

Mengajari mahasiswa bagaimana mengoperasikan ERP akan sangat membantu mereka kelak mendapatkan perkerjaan, dan setelah bekerja mereka bisa cepat beradaptasi dan bahkan dapat unggul. Demikian juga melakukan study kasus untuk melihat bagaimana teori IT dan IS dalam praktek dan untuk menganalisa praktek IT dan IS dengan teori yang ada adalah pelajaran yang sangat penting untuk mendekatkan mahasiswa ke dunia nyata atau dunia praktek yang berdaya saing global.

Pengurangan mata kuliah IT dan IS pengurangan praktek IT dan IS karena dianggap kurang penting atau karena kurangnya tenaga pengajar yang mumpuni adalah langkah mundur, keputusan tidak cerdas, dan membuat mahsiswa tidak kompetitif. Apalagi di era Masyarakat Ekonomi Asean sekarang, para Sarjana Indonesia akan bersaing head to head dengan Sarjana dari negara lain. Oleh karena itu, untuk bisa bersaing dan unggul, mahasiswa perlu diperlengkapi dengan pengetahuan, keahlian dan attitude berstandard global. (SM)

Drs. James Situmorang, Ak, MBA., MM., CA.
Lecturer of Accounting Information Systems and Information Technology for Managers, at Trisakti School of Management (TSM), FEB Univ Trisakti, and Perbanas Institute.